As 4 perguntas que todo empreendedor precisa responder no começo do expediente

Por Newsfeed Jornal do Empreendedor em 16 de maio de 2013

inalamos muito sobre produtividade aqui no Saia do Lugar porque sabemos que muitos empreendedores acabam não aproveitando todo o seu potencial devido a correria do dia a dia. Inclusive até escrevemos um livro sobre isso. Se ainda não leu, baixe gratuitamente aqui: Produtividade sem enrolação

Além de todos os conceitos abordados no livro, recomendamos um exercício diário simples que pode aumentar muito a sua produtividade e foco. Basta responder 4 perguntas, que vão reduzir os riscos de problemas com sua equipe, clientes e com as finanças da sua empresa.

Ok… você pode tomar um café antes de começar a responder as perguntas.

Antes de começar a responder emails desesperadamente (hábito comum dos empreendedores ao começar o expediente), separe 20 minutos logo no início do seu dia e responda:

1) Fui produtivo ontem?Para responder essa pergunta, veja as tarefas que foram feitas no dia anterior e analise se elas eram realmente importantes. Se sim, ótimo. Você foi produtivo. =)

Se por acaso percebeu que acabou se enrolando com várias atividades durante o dia, mas poucas delas eram realmente importantes, já fique atento para evitar essas distrações no futuro.

Um exemplo prático:  “Ontem deixei de fazer algo importante por causa de uma reunião de última hora que eu nem precisava estar presente. Já sei que se surgir alguma reunião inesperada, vou evitar participar a não ser que seja realmente essencial”.

2) O que realmente importante precisa ser feito hoje?Agora para te ajudar a priorizar as tarefas do dia, faça uma lista do que precisa ser feito e já destaque as mais importantes. Essas são as tarefas que você realmente precisa fazer hoje. Por exemplo, fechar uma nova venda é bem importante. Entretanto, responder emails que poderiam ser respondidos depois não precisa ter tanta prioridade.

Com as tarefas essenciais bem definidas, você evita que distrações te atrapalhem e mantém seu dia produtivo.

3) Algum cliente está precisando de atenção imediata ou de retomada de contato?Essa pergunta é fundamental para não perder mais prazos com clientes ou se esquecer de algo combinado.

Veja se é necessário fazer contato novamente com algum cliente antigo, enviar algum documento ou renovar alguma venda.

Considerando que os clientes são aqueles que garantem o ganha-pão do empreendedor, geralmente tarefas relacionadas a eles merecem um grande destaque no seu dia.

4) Como está minha situação financeira atual e como estará no final do mês?Todo empreendedor precisa cuidar da saúde financeira da empresa. Para isso, verifique quais são as contas a pagar e receber no dia e verifique a previsão do saldo da empresa no final do mês.

Aqui na Empreendemia nos organizamos da seguinte forma: projetamos todos os nossos custos, vemos o saldo atual e consideramos que a partir daquele momento não teremos mais receitas. A partir disso, vemos quando ficaríamos sem dinheiro e por quanto.

Assim conseguimos saber exatamente a urgência de vendas ou a necessidade de redução de custos na empresa.

Conclusão
Essas 4 perguntas são bem simples e até óbvias, mas exigem que você esteja organizado no seu dia a dia para conseguir respondê-las com rapidez e ser mais produtivo. Além disso, não adianta fazê-las uma vez por mês. É necessário disciplina para conseguir se fazer essas perguntas todos os dias.

Pra ajudar com tudo isso, nós lançamos o Empreendekit, um kit de ferramentas pra ajudar na produtividade do microempresário. Com ele você organiza melhor suas tarefas do dia a dia, gerencia seus clientes e organiza sua vida financeira.

Resumindo: você não esquece mais o que tem que ser feito, das contas que tem que pagar e receber e não perde mais prazos com clientes. Além disso, ainda pode emitir boletos de forma rápida e fácil.

Abraços,
Gabriel (produtivo ontem e focado para ser produtivo hoje também)